L’efficacia di un eCommerce si valuta anche dalla gestione del magazzino, il quale deve rispondere al requisito secondo cui tutte le fasi, dall’acquisto alla ricezione dell’ordine, siano veloci: lo stoccaggio, l’imballaggio, la distribuzione della merce e la gestione dei resi.
A differenza di un magazzino tradizionale, il magazzino di un eCommerce ha un’altra tipologia di ciclo operativo, in quanto quotidianamente vanno preparati numerosi ordini che spesso contengono articoli diversi e la preparazione e la successiva spedizione dell’ordine vanno svolte nel minor tempo possibile, per andare incontro a un cliente sempre più esigente.
Inoltre ci sono periodi in cui il volume di ordini aumenta, ad esempio in occasione del Black Friday o del Natale.
Funzionalità del magazzino
Il magazzino è il centro logistico dal quale si preparano e si evadono gli ordini di un eCommerce.
La gestione di questo aspetto diventa fondamentale perché, un mancato controllo delle scorte, porta all’indisponibilità degli articoli acquistati online e quindi all’insoddisfazione dei clienti.
Non dovresti mai arrivare ad esaurire un articolo, rischiando di perderti delle vendite. Accertarsi che un prodotto sia a disposizione e consegnarlo al cliente nel tempo concordato è una parte importante del processo che richiede comunicazione tra il magazzino e i fornitori.
Quale modalità di gestione esistono per gli eCommerce?
Ci sono due diverse tipologie di gestione degli aspetti legati al magazzino di eCommerce: diretta oppure indiretta.
La gestione diretta è quella che prevede l’utilizzo di un magazzino fisico.
Questo comporta l’acquisto o l’affitto di un immobile e quindi anche le spese per le relative utenze. Inoltre devi tener conto di dover investire sull’acquisto di merce prima di averla venduta ed avere il controllo del numero dei prodotti in stock.
Optando per una gestione diretta del magazzino, avrai bisogno di tracciare la quantità dei prodotti, il loro ingresso, l’uscita e i resi, quindi diventa fondamentale avere un gestionale che tenga in costante aggiornamento la situazione del tuo eCommerce.
La gestione magazzino indiretta è quella che non prevede un magazzino fisico; questa modalità è più comunemente conosciuta come dropshipping.
In questo caso, i prodotti sono stoccati da un terzo fornitore che gestisce l’inventario e si occupa di evadere gli ordini.
Il cliente compra l’articolo dal tuo sito eCommerce, tu incassi e paghi il fornitore che spedisce la merce all’acquirente. Non ci sono quindi i costi che comporta la gestione del magazzino fisico e non devi acquistare prodotti che non sei sicuro di vendere.
Per questo motivo è importante scegliere una persona affidabile e che abbia un magazzino aggiornato, dotato di un servizio di spedizione veloce.
Uno svantaggio dell’optare per la modalità indiretta è il fatto di non avere il controllo sulla disponibilità della merce, in quanto gestita da una ditta esterna.
Quando scegli la tipologia di gestione del magazzino per il tuo eCommerce, devi quindi fare riferimento al budget a tua disposizione ed alla quantità di venduto che prevedi o già conosci ed ai fattori relativi alle spedizioni.
Ad esempio, se vendi tanti prodotti diversi di cui hai necessità di tenere sotto controllo la quantità ed ottimizzare i processi ed i tempi di spedizione, è probabile che sia più conveniente avere un tuo magazzino.
La modalità indiretta è la soluzione più indicata se non hai abbastanza tempo, competenze o risorse per gestire da solo il tuo magazzino.
Come rendere efficiente la gestione del magazzino
È importante avere in magazzino la giusta quantità di scorte dei prodotti che vendi nel tuo negozio online. Per questo motivo diventa utile studiare ogni articolo e il suo andamento a livello di vendite, analizzando se ci sono picchi o cali della domanda.
Sempre riguardo la quantità, non esagerare con l’approvviggionamento; questo ti comporta uno spreco di spazio e spese inutili.
Rendi il magazzino funzionale e sfrutta gli spazi: ad esempio, potresti adottare un sistema per cui i prodotti più richiesti sono posizionati in un luogo più accessibile, mentre gli articoli meno richiesti in zone del magazzino più lontane.
Non riesci a reperire velocemente un prodotto che devi rifornire?
Segnala nel tuo eCommerce l’esaurimento dell’articolo e riapri gli ordini appena questo tornerà disponibile, avvertendo la clientela interessata.
Soprattutto se non usi software gestionali, cerca di fare un controllo periodico del magazzino, così da mantenere le quantità sempre aggiornato e sincronizzate.
L’importanza di un software gestionale per il tuo eCommerce?
Le informazioni sull’inventario devono essere accurate e dettagliate per velocizzare tutte le operazioni ed i processi di vendita. Per questo motivo, scegliere un buon software gestionale è fondamentale per facilitare il tuo lavoro ed ottimizzare la gestione del magazzino del tuo eCommerce.
Ecco alcuni aspetti fondamentali che deve rispettare:
- deve permetterti di gestire tutte le fasi del processo di vendita, dal preventivo alla fattura;
- deve essere aggiornato e rispettare le normative vigenti;
- deve permetterti di fare confronti tra i dati registrati;
- il sistema deve dialogare con diverse tecnologie e device.
Quasi tutti i software gestionali ti offrono la possibilità di esportare i dati e sincronizzare eCommerce e magazzino, in modo che riportino gli stessi dati.
Ci sono però altri sistemi che riportano anche nel software del magazzino le quantità di prodotto vendute online. Grazie ad un aggiornamento continuo e automatizzato, non rischierai di mettere in vendita online prodotti non più disponibili.
Il gestionale ERP ti permette di facilitare tutti i processi dalla contabilità alla gestione del cliente, dagli acquisti alle scorte, gestisce in modo automatizzato l’inventario, il controllo della fatturazione degli ordini, i lotti e tutti i dati riguardanti le attività di stoccaggio.
Il Warehouse Managemente System, invece, ha funzionalità più approfondite per la gestione del magazzino; è un software più completo perché capace di dialogare con sistemi ERP e MRP, oltre che con software di gestione dei trasporti.
Questo fornisce informazioni aggiornate in tempo reale, in modo che magazzino ed eCommerce siano sincronizzati e presentino la stessa quantità dei prodotti e di dati (codice prodotto, giacenze, ecc.). Inoltre offre visibilità e tracciamento per gli articoli durante tutto il processo, così da monitorare ordini, consegne e spedizioni.
Ogni prodotto che entra in magazzino viene identificato attraverso il codice a barre ed il software WMS aggiorna automaticamente le informazioni; gestisce in modo automatico il prelievo dagli scaffali del magazzino; contiene tutte le informazioni sulle scorte del magazzino e le soglie minime di giacenza; traccia lotti e scadenze; inoltre funziona da database del magazzino e rende possibile l’elaborazione di report e dati.
Avvalersi dell’uso di un software gestionale è un vantaggio per produttività, tempi ridotti nell’evasione degli ordini, ottimizzazione di costi e spazi, maggiore precisione e puntualità, massima tracciabilità, semplificazione del flusso di lavoro e reportistica automatizzata.
Di contro, potrebbero scoraggiarti i costi di acquisto (soprattutto se la tua è una piccola azienda), i costi per la personalizzazione e i tempi che potrebbe comportare l’implementazione.
Ma qual è il gestionale più adatto alla tua azienda?
Non esiste un modello universale perfetto per tutti, perché varia in base al numero di prodotti in catalogo, i volumi di vendita e le attività di marketing che hai in programma.
Quando devi scegliere, tieni conto delle tue esigenze, se hai bisogno di automazione e quanto, il livello di personalizzazione che ti serve e valutane i costi.
